Rechnungen und Gutschriften prüfen sich selbst.
Jede Rechnung wird gegen Lieferschein, Rabatt und Skontofrist geprüft. Fehlt eine Gutschrift, merkt es die KI, nicht erst der Steuerberater.
KI für das Backoffice eurer Apotheke.
Weniger Papierkram, weniger Kosten, mehr Zeit am HV-Tisch. Wir bauen individuelle Automatisierungen, verbunden mit eurer Warenwirtschaft. Server und KI laufen in Deutschland.
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Server und KI in Deutschland
KI ist in Apotheken noch die Ausnahme.
Nur 13 % der befragten Apothekeninhaber setzen KI ein, dabei sehen 86 % ein Einsatzfeld bei Bestellung und Bestand. In der übrigen Wirtschaft ist KI längst Alltag. Wer jetzt automatisiert, gewinnt Zeit, die anderen fehlt.
„Wir brauchen KI, um die Menschen sicher versorgen zu können.“
- Apotheken, Befragung 2025
- 13 %
- Kleine Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten, 2025
- 23 %
- Unternehmen ab 20 Beschäftigten, 2026
- 57 %
Apotheken: IFH Köln, APOkix April 2025, 120 befragte Apothekeninhaber. Kleine Betriebe: Statistisches Bundesamt, 2025. Unternehmen ab 20 Beschäftigten: Bitkom, Befragung von 603 Unternehmen, September 2026.
Das Fixum bestimmt Berlin. Eure Kosten bestimmt ihr.
Von 100 Euro Umsatz bleiben einer Apotheke im Schnitt 4,20 Euro, so wenig wie nie. Jede Stunde, die euer Team nicht mehr abtippt, sortiert oder hinterhertelefoniert, bleibt als Ergebnis in der Apotheke.
Seit 2013: Kosten gegen Honorar
- Personalkosten
- +88 %
- Kosten insgesamt
- +73 %
- Honorar je Rezeptpackung
- +8 %
Wohin 100 Euro Umsatz gehen
- Ware80,80
- Personal9,50
- Sonstige Kosten5,50
- Bleibt vor Steuern4,20
Was bei euch frei würde
644Stunden im Jahr frei
16Wochen Vollzeit, die das Team zurückbekommt
Arbeitszeit im Wert von rund 16.100 Euro im Jahr
Beispielrechnung: 70 % weniger Zeit in den automatisierten Abläufen (eigene Projekte), 46 Arbeitswochen, Vollzeit 40 Stunden, 25 Euro je Stunde für PTA und PKA samt Arbeitgeberanteil (Tarif 2026).
Was sich in eurer Apotheke automatisieren lässt.
Immer im Backoffice, nie am HV-Tisch. Die KI bereitet vor, euer Team entscheidet. Die Beratung bleibt bei euch.
Defekte schneller lösen.
Die KI fragt die Verfügbarkeit bei euren Großhändlern ab, zeigt lieferbare Packungen mit gleichem Wirkstoff und legt die Rückfrage an die Praxis fertig hin.
Kein Rückruf geht mehr unter.
Rückrufe, Rote-Hand-Briefe, Rundschreiben und Lieferantenpost werden gelesen, sortiert und als Aufgabe angelegt. Freitags kommt eine Seite für die Chefin.
Eure Zahlen in fünf Minuten.
Lager, Verfall, Ladenhüter, offene Gutschriften und Skonto auf einer Seite. Am Monatsanfang mit drei Hinweisen, wo Geld liegen bleibt.
Fragt eure Apotheke selbst.
QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen und Lieferverträge in einem Chat. Neue Kolleginnen finden die Antwort, ohne die Approbierten aus der Beratung zu holen.
Retax: Einspruch fertig, Frist im Blick.
Die KI liest den Bescheid, prüft die Frist und schreibt den Einspruch vor. Namen werden vorher unkenntlich gemacht.
Eure Warenwirtschaft bleibt.
Wir verbinden, was ihr schon habt: Warenwirtschaft, Postfach, Excel und Steuerberater. Kein neues Programm für das Team.
- Unterlagen für den Steuerberater
- Dienstplan und Notdienst
- Einarbeitung neuer Kolleginnen
- QM-Handbuch aktuell halten
- Hilfsmittel und Kostenvoranschläge
- Google-Bewertungen beantworten
Von der Rechnung bis zum Steuerberater.
Am Beispiel einer Großhandelsrechnung: Sie kommt per Mail, alles Weitere erledigt sich in unter einer Minute. Euer Team prüft nur noch die Abweichung.
Posteingang Belege07:42
Großhandel A
Rechnung 0412-118 mit Lieferschein, Lieferung vom 11.11.
PDF
RE_0412118.pdf3 Seiten
KI liest und gleicht ab
- Betrag2.384,10
- Lieferschein 8812passt
- Skontobis 22.11.
- Rabatt3,0 statt 3,5 %
AbgelegtBelege › 2026 › November › Großhandel A20261112_RE_GrosshandelA_0412118.pdf
Rechnungsliste aktualisiert
geprüftfällig 12.12.Skonto 22.11.
Abweichung 12,60offenReklamation entworfen
Für den Steuerberater bereitim Monatspaket, Lieferant und Konto vorbelegt
MonatsüberblickLive
Zurückzuholen im November354Euro
aus Rabatten, Gutschriften und Skonto
Die PKA gibt die Reklamation mit einem Klick frei.
- EingangRechnung und Lieferschein kommen per Mail.
- AbgleichDie KI prüft Lieferschein, Rabatt und Skontofrist.
- NachführenAblage, Rechnungsliste, Reklamation und Steuerberater in einem Schritt.
- ÜberblickIhr seht, was zurückkommt. Euer Team gibt frei.
Patientendaten bleiben in Deutschland.
Die erste Frage jeder Apotheke, und die richtige. Deshalb steht sie bei uns am Anfang und nicht im Kleingedruckten. Wir arbeiten in drei Stufen und fangen dort an, wo gar keine Patientendaten im Spiel sind.
Eure Apotheke
- Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften
- Rundschreiben, Rückrufe, QM-Handbuch
- Retax-Bescheid: Erika Muster wird zu Person 1
- Auch Unterlagen mit Patientendaten
Euer Server in DeutschlandKI-Rechner in eurer Apotheke
Nürnberg oder FalkensteinIn eurer Apotheke- Eigener Server nur für eure Apotheke
- KI-Modell bei einem deutschen Anbieter
- Speichert keine Anfragen, lernt nicht mit
- Patientendaten verlassen die Apotheke nicht
- Wir warten das Gerät aus der Ferne
Euer Team
- Bekommt Ablage, Listen und Entwürfe
- Person 1 wird wieder zu Erika Muster, nur bei euch
- Prüft und gibt frei
Stufe 1: ohne Patientendaten. Hier fangen wir an. Rechnungen, Lager, Defekte, Rundschreiben und QM berühren keine Patientendaten, und das ist der größte Teil der Arbeit im Backoffice.
Stufe 2: unkenntlich gemacht. Wo doch Patientendaten vorkommen, etwa bei Retax, ersetzt ein Baustein in eurer Apotheke Namen, Geburtsdatum und Versichertennummer durch Platzhalter. Der Schlüssel bleibt bei euch.
Stufe 3: alles im Haus. Für Abläufe mit Patientendaten läuft die KI auf einem eigenen Rechner in eurer Apotheke. Die Patientendaten verlassen das Haus nicht.
Patientendaten an KI-Dienste im Ausland oder bei US-Konzernen gibt es bei uns in keiner Stufe.
- Server und KI in DeutschlandEuer eigener Server bei Hetzner in Nürnberg oder Falkenstein, Rechenzentren mit BSI-C5-Testat. Das KI-Modell läuft bei einem deutschen Anbieter.
- Kein Training mit euren DatenWir nutzen fertige Modelle und nur Anbieter, die Speicherung und Training vertraglich ausschließen.
- Euer Team gibt freiDie KI entwirft, sortiert und schlägt vor. Sie berät keine Patienten und gibt nichts ab.
- Jeder sieht nur, was er brauchtRechte je Rolle, Zugänge mit zweitem Faktor, verschlüsselt gespeichert, jeder Zugriff protokolliert.
- Schweigepflicht schriftlichVertrag zur Auftragsverarbeitung mit Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB, für uns und jeden Unterauftragnehmer.
- Kein Eingriff in TI und E-RezeptWir arbeiten neben eurer Warenwirtschaft, mit Postfach, Exporten und Ablage.
Aufgebaut nach den Grundsätzen aus dem Positionspapier der ABDA zu KI in der Pharmazie (Oktober 2024): Schutz der Daten jederzeit, Transparenz, die letzte Entscheidung bleibt beim Apotheker.
Was Apotheken uns fragen.
Dürfen wir KI in der Apotheke überhaupt einsetzen?
Grundsätzlich ja. Die DSGVO verbietet KI nicht, sie verlangt eine Rechtsgrundlage, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und angemessene Schutzmaßnahmen. Viele Aufgaben wie Rechnungen, Lager oder Dienstplan berühren gar keine Patientendaten. Wo doch, legen wir vorher mit euch und eurem Datenschutzbeauftragten fest, wofür die Daten genutzt werden.
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland. Euer Server läuft bei Hetzner in Nürnberg oder Falkenstein, das KI-Modell bei einem deutschen Anbieter wie IONOS oder STACKIT. Patientendaten gehen nie an KI-Dienste außerhalb Deutschlands oder an US-Konzerne. Auf Wunsch läuft die KI auf einem eigenen Rechner in eurer Apotheke.
Lernt die KI mit unseren Daten?
Nein. Wir nutzen fertige Modelle, die mit euren Daten nicht weitertrainiert werden, und nur Anbieter, die Speicherung und Training vertraglich ausschließen. Was das System über eure Apotheke weiß, liegt in einer eigenen Ablage, die ihr jederzeit löschen lassen könnt.
Was ist mit der Schweigepflicht?
Ihr dürft Dienstleister einbinden, soweit das für deren Arbeit nötig ist und sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (§ 203 StGB). Wir unterschreiben diese Verpflichtung, verpflichten unsere Unterauftragnehmer genauso und bauen so, dass möglichst wenig Geheimes überhaupt bei uns ankommt.
Was sagt die Kammer dazu?
Die ABDA begrüßt den sinnvollen Einsatz von KI, verlangt aber, dass der Schutz der Daten jederzeit gewährleistet ist und die letzte Entscheidung beim Apotheker bleibt. Genau so bauen wir: Die KI schlägt vor, euer Team entscheidet. Eine Zulassung von KI durch die Kammer gibt es nicht.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Wir melden euch jeden Vorfall sofort und liefern Protokolle und Bericht, damit ihr, falls nötig, binnen 72 Stunden die Aufsicht informieren könnt. Weil die KI nur das Nötigste sieht und Zugänge je Rolle begrenzt sind, bleibt der mögliche Schaden klein. Datensicherungen in Deutschland und ein Notfallplan gehören von Anfang an dazu.
Müssen wir unsere Warenwirtschaft wechseln?
Nein. Wir bauen um euer bestehendes System herum und arbeiten mit dem, was es hergibt: Exporte, Postfach, PDF-Rechnungen und, wo vorhanden, Schnittstellen. In die Telematikinfrastruktur und eure E-Rezept-Abläufe greifen wir nicht ein.
Wir sind eine kleine Apotheke. Lohnt sich das?
Gerade in einem Team mit fünf bis zwanzig Leuten merkt man jede Stunde, die eine PTA am Schreibtisch statt am HV-Tisch verbringt. Wir fangen mit einem einzigen Ablauf an und rechnen vorher mit euren eigenen Zahlen durch, ob es sich lohnt. Lohnt es sich nicht deutlich, sagen wir das.
In sechs Schritten zum Live-Betrieb.
Euer Team bleibt im Tagesgeschäft. Wir bauen.
- 1Kostenloses ErstgesprächWo verliert eure Apotheke heute die meiste Zeit?
- 2Zugänge einrichtenPostfach, Ablage, Exporte. Jeder Zugang einzeln freigegeben.
- 3Daten ordnenAblage, Listen und Lieferanten sauber aufgestellt.
- 4BauenZugeschnitten auf eure Abläufe und Lieferanten.
- 5PilotbetriebEuer Team testet im Alltag, wir verbessern.
- 6Live-BetriebLäuft jeden Tag. Wir bleiben dran.
- Server und KI in Deutschland
- Eure Warenwirtschaft bleibt
- Menschen geben frei, nichts geht ungefragt raus
Lasst uns über eure Apotheke sprechen.
Lennart DürrCorvek Solutions
- 4 Jahre KI-Erfahrung
- 1 Jahr KI in Bankprozessen
- Betreuung von 6 Mittelständlern bei der KI-Transformation
- n8n Botschafter
- Im Anthropic Partner Netzwerk
Wir schauen gemeinsam, wo in eurer Apotheke die meiste Zeit verloren geht und was sich davon automatisieren lässt.
- Dauer
- 30 Minuten
- Format
- per Teams
- Kosten
- kostenlos